書類の整理・収納はスマホで!達人に片付け法を聞いてみました

自宅の限られたスペースを最大限活用するための整理・収納。

その中で意外に悩むのが家庭での書類の整理です。

油断すると地層になってしまう書類をどう片づけるのか?

神戸の「ちいさいおうち」で有名な

整理・収納アドバイザー・小西紗代先生からは、

Evernoteを活用した、

スマホひとつから始められるデジタルな整理法を教えて頂きました。
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請求書、領収書、証明書。家電を買えば説明書に保証書。

子どもが学校に行けば貰って来るプリント類…etc.

一般家庭での書類、気が付くとたくさんたまってますよね。

書類の整理というと、オフィスで必要書類をきっちり分類してファイリング!

というイメージがありますが、ご家庭の方ではどうでしょう。

きちんと整理できていますか?

主婦の皆さんがたまっていくご家庭の書類にどう立ち向かっているのか、

100人にアンケートして大調査。

そして「ちいさいおうち」でおなじみの

神戸の整理アドバイザー・小西紗代先生から、

先生の実践している書類整理法を伝授して頂きます。

限られたスペースにお洒落に収納する達人・紗代先生の書類整理は意外にも…?!
みんながスマホを持っている今の時代だからできる

とっておきの裏ワザを教えて頂きますので、ぜひ最後まで読んで下さいね☆

子どもがいると書類が増える?! 「うちに多いのはこんな書類」調査

アンケートに協力して頂いた主婦の皆さんのご家庭事情については、

全体の75%が子どものいる家庭。

そして60%が保育園・幼稚園・学校などにお子さんが通っているご家庭です。
それをふまえて、皆さんがどんな書類に日々向き合っているのかを、

ご家庭のお子さん事情別に色分けしてみました。
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請求書・領収書・証明書などはどんなご家庭でも逃れることはできません。

家電などの説明書・保証書もほぼ鉄板ですね。
学校などから配布されるプリントは、お子さんが小さいご家庭の方が多いです。

大きくなると、お子さん自身で管理するご家庭が増えるのかも知れないですね。
趣味・習い事に関する書類も、ご家庭の事情が反映されているようです。

たまっていく書類、どう整理してる?

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今現在、どんな方法で書類の整理をしているかに関しては、

ファイルなどを使った分類方が圧倒的多数。
実際に使われているのは、クリヤーポケットやジャバラ状のインデックスファイルのほか、

クリヤーフォルダなど。細かく分類できて、中が見えるものが使いやすいようです。
100均に言及している人が20%もいて、ここでも100均グッズの人気が裏付けられた形。
お値段が安いから、たくさん買って細かく分類するのに便利ですよね♪
この他、イケアや無印良品のグッズを愛用している人も。こちらはファイルというより、

BOXタイプのケースや棚がよく使われているようでした。

シンプルで、インテリアに馴染むのが人気の理由のようです。

たまっていく書類、もっと上手に整理したい!

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みんな色々工夫してがんばっている書類の整理。

でも現状に満足している人は1割程度。
方法はともかく、もっと捨てたいと思っている人が35%も。
ファイルなどをもっと活用したいという人も同じくらいいますが、

注目点はPC、スマホなどのデジタルグッズの活用を考えている人も2割近くいること。

実際にデジタルグッズを活用している人が1%しかいない事を思うと、

「興味はあるけど、やり方がよくわからない…」

という人は実は意外と多いのかもしれません。
自由回答で名前の上がったデジタルグッズは、

スマホやタブレットのカメラやスケジュールアプリ。

ワード・エクセルや家計簿マムなどの家計簿アプリなど、

昔からの定番ソフトや基本的な機能です。
今これだけスマホ・タブレットが普及し、

便利なアプリが溢れているのだから、

家庭の書類整理にだってもっと便利に使える何かがあるはず!
…ということで。

スマホを活用して書類の整理。いらない書類をやっつけよう♡

今回「主婦へえ」がおススメするアプリは「Evernote」。
文書・書類から写真・音声、Webページまで

何でもWeb上に保存して管理できる便利ソフトとして、ビジネスの世界では定番です。
今回注目したのは、スマホのカメラを使って紙の書類をデジタル化できちゃう機能♪
コレを使えば、増えていく家庭の書類を思い切ってリストラするのも夢じゃない!?
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あの「収納の達人」もEvernoteを愛用。かしこい活用法を教えてください!

ちいさいおうち」で有名な神戸の整理アドバイザー小西紗代先生。

実はEvernote アンバサダーとしても活動されていて、

Evernoteを活用したお片づけの方法を提案しています。
主婦、そして二児の母でもある小西先生なら、

主婦の目線でご家庭の整理整頓に活かす方法を教えてくれそうですよね。

早速、聞いてみました。

この人に聞きました

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整理収納アドバイザー 小西紗代さん

兵庫県神戸市在住。2011年8月より整理収納サロン『神戸のちいさな収納教室』を主宰。
自宅の整理収納は雑誌『ESSE』『saita』、テレビなどで紹介され、各地のセミナーなどでも活躍。
整理収納アドバイザー1級・風水鑑定士・Evernote アンバサダー。
著書『さよさんの片づけが大好きになる収納教室』(宝島社)
『さよさんの開運・整理収納術』 (宝島社)
『自然に片づく部屋づくり』(宝島社)
ブログ「ちいさいおうち」 http://sayo34sayo.blog86.fc2.com/

実はデジタル音痴だった?! 「収納の達人」とEvernoteの出会い

――早速ですが、「整理・収納」のスペシャリストである紗代先生が

Evernoteと出会ったきっかけを教えて下さい。
私はお家の整理・収納について指導させて頂いているので、

その一環としてご家庭にある書類をファイルに整理する方法の講座も開いていたんです。
その時に習いに来ていた生徒さんから、

「先生、私は書類の整理にこういうものを使っています」

と言って教えて貰ったのがEvernoteでした。
実は私、デジタルな機械は苦手な方だったんです。

PCを使う人なら誰でも知ってるエクセルは今でも使えないし、

ガラケーからスマホ(iphone)に持ち代えるのにも一苦労(笑)。
※先生がiphoneユーザーになるまでの道のりは

ブログ「ちいさいおうち」 に詳しく書かれています。

――そんなデジタルの苦手な紗代先生が、今やEvernoteのエキスパートですね。
実は1回挫折してるんですよ。
何でも取り込んで大量にノートを作っている内に、必要なノートが必要な時に探せなくなって…。
困ってしばらく使っていなかったのですが、そこで初めて

「ノートブックとタグを使って整理する」

という事を知って再チャレンジ。

すごく便利に使えることがわかって、今では手放せないですね。
ファイリングによる書類整理の講座もご要望があるので、

その時のためにファイルも用意していますが、

私自身の書類は、今は全部Evernoteで管理しています。

――生徒さんにもデジタル機器に弱い方はいらっしゃいますか?
苦手な人の方が多いですね。

それはもう、反応はきっぱり2つに別れます。
どうしてもデジタルは苦手、紙のままで整理したい、

という生徒さんもいらっしゃるので、

そういう方には従来どおりファイルの活用の方法を指導しています。
でも、がんばってEvernoteにチャレンジした生徒さんは、

皆さん口をそろえて「すごく便利だ」ってハマっていらっしゃいます。
デジタルは苦手と言ってもスマホを持って、

アプリも使っていらっしゃるんだから、

Evernoteも十分に使いこなせるはずなんですよ。
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紙類の片づけの秘訣は「捨てること」。Evernoteはそのためのツール

――挫折を乗り越えて使いこなせるようになった、Evernoteの魅力ってなんですか?
ズバリ、「書類を捨てられること」ですね。
片付けが苦手な人って基本的に捨てられない人なんです。

その中でも書類って特に、捨てるのがコワイものじゃないですか。
「今は見ないけど、後で必要になるかも知れない」

と思ってとっておく。

そのうち捨てるのを忘れてしまって、

気が付けば「地層」をなしてしまう、っていう。
それをEvernoteに保存しておくことで、安心して捨てられるんです。

――デジタル化した書類は捨ててしまって大丈夫なんですか?
ほぼ大丈夫ですね。

私はいつも

「紙幣と領収書以外は再発行できる!」

って言ってます(笑)。
うっかり必要な書類を捨ててしまっても、

データさえ残っていればどうにかできますから。
Evernoteは「クラウド」といって、Web上にデータを保存します。

万が一スマホを失くしたり壊れたりしても

読み込んだ書類のデータは消えませんから、紙の形で保存するよりも寧ろ安心なんです。

「クラウド」が理解できない生徒さんには、

私はよく銀行に例えて説明するんですよ。
銀行に預けたお金は、全国どこの支店でも、コンビニのATMでも下ろせますよね。

Evernoteも同じ。

「クラウド」という銀行にデータを預けているから、

自分のスマホじゃなくても別のスマホでも、タブレットやPCでもアクセスできるんです。

Web上のクラウドに書類を預けるから、いつでもどこでも書類が出し入れできる!
図:Web上のクラウドに書類を預けるから、いつでもどこでも書類が出し入れできる!

紗代先生の活用法。まずはどんどんノートを作ろう

――紗代先生が実践しているEvernoteの活用法を教えて下さい。

最初に挫折した時のことで、ノートブックとタグについてお話されていましたが、上手な分類の方法はありますか?
私なりに、使いやすくするためのマイルールはあります。
例えば、検索しやすくするために、食材の名前は全部カタカナで登録するとか。
それから、ノートブックに番号をふって管理する方もいますが、

私はノートブックを更にまとめたスタックの方に番号をつけて分類しています。

先頭に1がついたら仕事、2は家の事、3は趣味という感じ。

でもこういう事は、最初からちゃんとやろうと思わなくてもいいんですよ。
最初はノートの数も少ないですし、

あまり深く考えずに必要な書類をどんどん読み込んで行けばいいと私は思っています。
ノートの数が増えて来て、探しにくいなと感じたら、

少しずつ自分のやり方で整理して行く方をおすすめします。

その方が、自分がどういう風に分類したいのか見えてくると思いますよ。

――先生はどんな書類をEvernoteで管理しているんですか?
もう、何でもアリです(笑)
子どもの学校の書類はもちろんですし、料理のレシピやこまごました説明書も。

電球を買った時には、レシートを読み込んでおくと便利なんですよ。

型番に加えて、買った日付も残りますから。

スキャナーを使えば、年賀状もまとめてノートにできます。

Evernoteで読み込んだ文字は、OCRといって画像内の文字を認識し、

テキストとして抽出することができますから、

お年玉くじの当たりを検索することもできるんですよ。

旅行の時には必要な情報をすべてEvernoteにまとめてるので、

地図もガイドブックも必要ありません。

海外旅行の時は家族全員のパスポートも読み込んで持って行きました。

――パスポートみたいな大切な個人情報を読み込んでも大丈夫なんですか?
Evernoteの書類に鍵をかける方法は色々あるんですよ。
私は有料会員のうちの「プレミアム会員」というプランを使っているのですが、

セキュリティもしっかりしているし、

無制限に近い程のたくさんの容量が使えるので重宝しています。
無料会員でもパスワードをかける方法はありますし、

スキャナー付属のアプリを使えばPDFファイルにもパスワードをかけることができます。
Evernoteの社内の人も、セキュリティのかかったデータにはアクセスできないですし、

外部からのサイバー攻撃にも今まで破られたことはないので、私は心配していません。
私は「財布の中身」っていうノートブックを作ってて、

お財布の中のカード類を読み込み、パスワードをかけています。

万が一お財布を落としたりしても、こうしておけばカード紛失時の手続きがすぐにできますよね(笑)。

書類を取り込むのはなるべくその場で。分類はあとでゆっくりスキマの時間に

――それだけ幅広く活用していると、取り込んで分類する作業が大変じゃないんですか?
書類を取り込むのは書類を捨てる作業とセットなので、そんなに大変ではないですよ。

所定の場所が決まっている書類ならいいんですけど、

「これはどこに置いておこう?」

と迷う紙もの、ありますよね。
そういうものはできるだけその場で取り込んで、すぐ捨てるようにしています。
分類するのは後で時間がある時に、ゆっくりやればいいと思います。

私は移動中のスキマ時間とか、ちょっとしたヒマがある時に少しずつ整理しています。
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「書類の地層」を片付けるために。食わず嫌いせずに使ってほしい。

――先生のEvernote活用法、他にも色々便利な裏ワザがありそうですね
講座に来て頂いている生徒さんには、もっと細かくいろんな使い方を伝授しています。
でも何よりもまずは、食わず嫌いせずにチャレンジして欲しいですね。
生徒さんにも、

「デジタルは苦手、紙のままファイリングで整理したい」

という方は一定数いらっしゃるんですが、

「もったいないなあ」

と思ってしまうんですよ。

――「使えばすごく便利なのに」って思いますよね
捨てられない書類っていつの間にか増えてて、

家中に「書類の地層」ができてしまう。
Evernoteに書類を取り込むと、お家が片付くのにプラスして、

いろんな情報をスマホひとつでどこにでも持って行けるという利点があるんです。
この便利さをぜひ実感して頂いて、お家の片付けの役に立てて頂きたいですね。

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今回お話を伺った小西先生のご自宅は、

外から見ればこぢんまりとした普通の住宅。

でも一歩中に入ると、目に着くところには余計なものが一切置いていない、

ショールームのような美しいインテリアのお部屋でした。

このキレイに片付いたお部屋を目指して、まずは「書類の地層」を撲滅したい。
そのためにもEvernoteの使い方をマスターしたいと強く思った今日の取材でした。
というわけで、Evernoteの使い方、最初の一歩を解説します。

Evernoteの基本的な使い方

iOSまたはAndroid対応のスマホ・タブレットがあれば、

Evernoteは何も買わず、お金もかけずにスタートできます。
有料プランや、書類の読み込みに便利なスキャナーなどもありますが、

実際に使ってみて「もっと活用したい!」と思ってからでOK。
まずは試しに使ってみましょう。

●まずはアプリをダウンロード

iphone・ipadの場合はitunesから、

androidの場合はgoogleplayからダウンロードして端末にインストールしましょう。
iphone・ipad https://itunes.apple.com/app/evernote/id281796108?mt=8&ct=web-download-page
android https://play.google.com/store/apps/details?id=com.evernote&utm_source=web-download-page&utm_medium=web-link

「ノート」「ノートブック」って?

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Evernoteでは、取り込んだ書類の事を「ノート」と読んでいます。
カメラから取り込んだ書類の他に、

写真やWebページ、文字データなどさまざまなものを「ノート」にできるのがEvernoteの良い所。
こうしてできたノートをまとめておけるのが「ノートブック」。
最低限、「ノート」と「ノートブック」が分かればEvernoteは使えます!

「タグ」って何?

「タグ」とは、ノートを探しやすくするための、検索キーワードのようなもの。
保存したノートはタイトルで検索できますが、

それにプラスしてタグをつけておくとタグでも検索できるし、

違うノートブックにまたがった分類もできるというものです。
タグは後で変更することもできるので、まずは何かひとつでも付けておくと便利です。

書類以外の情報もEvernoteでまとめて整理!

プリントなどをスキャンする他に、

テキストを直接入力したり、

Webサイトのページを保存したり、

Evernoteにはさまざま種類の情報を「ノート」として取り込むことができます。
Evernoteには他にもさまざまな便利な機能があります。
上手に活用して、スッキリ片付いたお部屋を目指しましょう♡

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